3 Bước lập kế hoạch hiệu quả và phương pháp S.M.A.R.T

Để xác định mục tiêu, chúng ta cần tìm hiểu trước điều gì ?

Kế hoạch là xác định mục tiêu và quyết định cách tốt nhất để đạt được mục tiêu. Kế hoạch bao gồm việc lựa chọn một đường lối hành động mà một công ty hoặc cơ sở nào đó, và mọi bộ phận của nó sẽ tuân theo.

Ở góc độ tổng thể, việc xây dựng kế hoạch có ý nghĩa quan trọng. Trên thực tế, có thể không có kế hoạch nào hoàn toàn đúng, hoặc không khả thi nhưng không hoạch định gì thì cũng không được. Kế hoạch là tiêu chuẩn, là thước đo kết quả so với những gì đã đề ra.

Kế hoạch dù có sai vẫn rất cần thiết điều này đặc biệt quan trọng trong kinh doanh, nó là trọng tâm của hoạt động kinh doanh. Việc viết một kế hoạch kinh doanh là một bước quan trọng trong việc tạo nên nền tảng cho quá trình thực hiện mục tiêu có tính thực tế của doanh nghiệp.

Ở góc độ cá nhân, khi lập được kế hoạch thì tư duy quản lý sẽ có hệ thống hơn để có thể dự liệu được các tình huống sắp xảy ra.

Việc phối hợp được mọi nguồn lực của cá nhân, tổ chức để tạo nên một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững mục tiêu cuối cùng hướng đến.

Đồng thời dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện dự án của cá nhân. Đặc biệt khi có kế hoạch chi tiết, cụ thể nó sẽ giúp tránh được những việc bị động, đột xuất chen ngang làm mất thời gian của cá nhân.

Một kế hoạch cụ thể, chi tiết và sự quyết tâm thực hiện sẽ giúp cá nhân chiến thắng bệnh trì hoãn để đạt đến sự thành công. Nếu kế hoạch được thực hiện nghiêm túc, nó sẽ tạo ra những tác động mạnh mẽ bất ngờ.

Nguyên tắc lập kế hoạch đi từ kế hoạch tổng thể sau đó chia nhỏ kế hoạch theo thời gian. Như vậy sẽ giúp các bạn hình dung các công việc theo từng cấp độ và dễ dàng thực hiện điều chỉnh mà không ảnh hưởng đến mục tiêu cuối cùng.

Hãy hình dung được bức tranh kế hoạch và các mục tiêu chính cần đạt được, bản thân kế hoạch sẽ có rất nhiều công việc chi tiết tạo thành một ma trận tương hỗ với nhau. Khi lập kế hoạch nếu không xác định được các mục tiêu chính thì sẽ rất khó khăn xác định được khi nào thì hoàn thành kế hoạch. Để hình dung được bức tranh tổng thể khi lập kế hoạch chúng ta cần thực hiện các bước sau:

Bức tranh tổng thể về kế hoạch

• Hãy hình dung bức tranh tổng thể, mục tiêu chính.

• Thực hiện chia nhỏ bức tranh thành từng mảnh ghép tương ứng với mục tiêu con.

• Nếu bạn đang đi làm thì bức tranh của bạn là kế hoạch tham gia vào những dự án sắp tới.

• Kế hoạch làm việc có thể giúp sinh viên lên thời gian biểu cho một dự án lớn. Nó cũng giúp giáo viên chuẩn bị trước tài liệu của khóa học trong kỳ học tới.

• Kế hoạch làm việc cá nhân, mặc dù không nhất thiết phải có, sẽ giúp theo dõi mục tiêu và tiến độ công việc.

Viết bản kế hoạch ra giấy và đừng để nó trong đầu

• Viết luôn là cách tốt nhất khi bạn cần ghi nhớ điều gì đó. Đặc biệt là bản kế hoạch.

• Hãy viết ra phần tổng thể sau đó là các hạng mục chi tiết của kế hoạch.

• Có rất nhiều Form mẫu mà chúng ta có thể tìm kiếm trên Google.

Cần phân biệt rõ ràng mục đích và mục tiêu

• Việc nhầm lẫn mục đích và mục tiêu thường sẽ dẫn đến việc lập kế hoạch bị sai.

• Có một mẹo để giúp phân biệt hai danh từ này như sau:

  • Mục đích là kết quả của bức tranh nó thường bắt đầu bằng từ “Hoàn thành” hoặc “Đạt được” hoặc ‘Tôi sẽ” hoặc “Công ty sẽ”.

  • Mục tiêu luôn cụ thể và rõ ràng nó thường là là dạng chủ động và sử dụng động từ hành động với ý nghĩ rõ ràng. Ví dụ như Mục tiêu trong tháng tiếp theo là tôi tăng thêm 30% loạt bài viết.

SMART: Specific - Measurable - Achievable - Relevant - Time bound

Mục tiêu "S.M.A.R.T" là những mục tiêu cụ thể cố gắng đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Những mục tiêu này cần được soạn thảo và suy nghĩ cẩn thận để thiết lập chúng thành công. "S.M.A.R.T" là từ viết tắt mô tả các đặc điểm quan trọng nhất của từng mục tiêu.

"S.M.A.R.T" được cấu thành bởi chữ cái đầu tiên của 5 tiêu chí giúp hoàn thành mục tiêu thành công.

• Specific: Mục tiêu cụ thể. Những điều chúng ta sắp làm chính xác phục vụ ai? (Với tôi là phục vụ #SME quá rõ ràng).

• Measurable: Có thể đo đạc. Làm thế nào để đo lường, định lượng mục tiêu đạt kết quả.

• Achievable: Mục tiêu cần thực tế. Mục tiêu chúng ta đề ra có tính khả thi và chúng ta có thể đạt được với nguồn lực hiện tại không ?

• Relevant: Mục tiêu này liên quan tới mục đích cuối cùng. Mục tiêu này ảnh hưởng đến mục đích như thế nào ?

• Time bound: Thời gian hoàn thành. Chúng ta sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành mục tiêu này ? Chỗ này quan trọng nè vì nếu không có thời gian cụ thể thì đọc.

Ví dụ như sau để thấy rõ thời gian hoàn thành quan trọng như thế nào: Anh A hẹn 30/06/2020 có bài chia sẻ về quy trình và 12h đêm ngày 30/06/2020 anh A mới lên bài. Như vậy là có ngày nhưng không có thời gian cụ thể nên thời điểm thực hiện là không hợp lý.

Hãy cùng tìm hiểu thêm một chút về các ví dụ minh hoạ cho việc đạt mục tiêu.

Mục tiêu 1: Chúng ta hãy hoàn thành một dự án.

• Specific: Nhiều người đang dùng thiết bị di động truy cập vào trang web https://hthdigital.vn. Tuy nhiên, hiện tại người dùng đang truy cập thông qua ứng dụng Browser nó mang đến những trải nghiệm kém điều mà chúng tôi không muốn mang tới khách hàng. Chúng tôi quyết định tạo một HTH DIGITAL SOLUTIONS APP, một ứng dụng trên thiết bị di động có thể tương thích với hệ điều hành Android và IOS. Việc này đòi hỏi sự tham gia của nhiều bộ phận: HTH Development, HTH Design, HTH Marketing.

• Measurable: Việc tạo HTH DIGITAL SOLUTIONS APP sẽ mất rất nhiều tài nguyên về thời gian, nhân sự mục tiêu chúng tôi là mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng. Và để chứng minh điều đó chúng tôi muốn sau khi phát hành thì sau 2 tháng sẽ có 50.000 lượt tải ứng dụng trên mọi nền tảng. Ngoài ra chúng tôi còn muốn tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng sang thiết bị di động thêm 10%.

• Achievable: Bản thân tôi cận lập kế hoạch của dự án, những cột mốc quan trọng và các mục tiêu cần đạt được trong quá trình phát triển, thiết kế, tiếp thị sản phẩm.

• Relevant: Việc tạo ra ứng dụng trên thiết bị di động sẽ tạo ra trải nghiệm mới cho khách hàng, uy tín và lợi nhuận của công ty sẽ tăng trưởng nhiều trong năm nay.

• Time bound: Thời gian phát triển ứng dụng thực hiện trong vòng 6 tháng, 2 tháng chúng tôi sẽ thực hiện tiếp thị, 2 tháng sau chúng tôi sẽ phải đạt mục tiêu 50.000 lượt tải và tỷ lệ chuyển đổi 10%.

Mục tiêu 2: Hãy làm sao để có thể tăng năng suất

• Specific: Nhiều bạn nhân viên trong công ty của chúng tôi cần nâng cao trình độ phân tích lập báo cáo bằng BI. Để cải thiện kỹ năng này, các bạn nhân viên cần học về BI và trình bày các báo cáo ở nhiều dạng khác nhau. Chúng tôi muốn các bạn nhân viên sẽ thành thạo #BI ở cấp độ 2 sau 3 tháng đánh giá tiếp theo.

• Measurable: Vào buổi đánh giá tiếp theo, các bạn nhân viên có thể tạo được 5 loại biểu đồ sau 3 tiếng đồng hồ.

• Achievable: Để thành thạo hơn về BI chúng tôi chọn ra các bạn nhân viên khá nhất để hướng lại các bạn khác. Ngoài ra chúng tôi cũng cung cấp các tài liệu trực tuyến để các bạn có thể dành thời gian tự học tại nhà.

• Relevant: 25% công việc của các bạn ở công ty HTH DIGITAL SOLUTIONS có liên quan đến BI. Về sau các bạn sẽ cần dành tới 50% thời gian cho công việc này, khi thành thạo BI có nghĩa là các bạn đã có thể tư vấn cho các SME về cách sử dụng, đọc hiểu số liệu.

• Time bound: Sau 3 tháng các bạn nhân viên có thể chỉ dành 25% thời gian công việc cho BI thay vì hiện tại là 45%.