1. Bối cảnh hiện tại của vấn đề đẩy trách nhiệm
Hãy nhìn lại doanh nghiệp của bạn liệu có đang bị "đục khoét" bởi căn bệnh này, trách nhiệm bị đẩy từ nhân viên này sang nhân viên khác và lên tới cấp độ từ phòng ban này sang phòng ban khác. Buổi họp nào cũng cần có sếp tham gia. Sếp quyết sao thì làm vậy, vấn đề có thể chốt ngay thì cứ kéo dài dăm ba buổi họp từ từ tính.
2. Các tác hại đẩy trách nhiệm trong doanh nghiệp
Thứ nhất: Các bạn nhân viên trong môi trường làm việc ở tâm thế sợ hãi.
Thay vì mạnh dạng giải quyết vấn đề chúng ta có thể gặp phải "Thôi em không dám phản ánh, sếp tự biết cách giải quyết". Vâng để rồi mọi thứ cứ ngầm hiểu và cuối cùng bạn hoặc ai đó sẽ phải lãnh trách nhiệm và công việc không được giải quyết đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đã chịu tổn hao chi phí.
Trong khi thực tế vấn đề có thể giải quyết đúng người đúng việc đúng thời điểm tiết kiệm hàng loạt chi phí. Và tôi xin nhắc các bạn là vấn đề này không phải diễn ra một lần nó sẽ diễn ra nhiều lần và có tính chất lây lan. Chúng ta có thể gọi vấn đề này là R1.
Thứ hai: Các bạn nhân viên thu mình và trốn tránh trách nhiệm.
Đa phần chúng ta khi đã thu mình và trốn tránh trách nhiệm và cơ hội học tập cải tiến phát triển bản thân thì sẽ mất đi dũng khí để đương đầu với các thứ khác.
Hệ lụy cao hơn là vấn đề này diễn ra trong cuộc sống cá nhân, gia đình.
Vấn đề này càng kéo dài thì nội lực của doanh nghiệp ngày càng suy giảm, sâu đục từ trong đục ra, doanh nghiệp đứng yên trong sự phát triển chóng mặt của thị trường và dần dần mất hút so với đối thủ. Chúng ta gọi đây là R2.
Thứ ba: Hành vi đổ lỗi khiến cho việc giải quyết vấn đề gặp nhiều khó khăn hơn.
Nếu bạn có 1 vấn đề thì luôn có ít nhất 1 cách giải quyết.
Tuy nhiên, thay vì tìm cách giải quyết thì bạn nhân viên lại tìm lý do đẩy vấn đề sang cho một bạn nhân viên khác. Chúng ta gọi đây là R3.
Thứ tư: Thay vì tìm cách giải quyết triệt để thì tìm cách giải quyết ngắn hạn.
Vấn đề vẫn còn đó chẳng qua nó được kéo dài thời gian xử lý hơn 1 chút hoặc nó bị che giấu đi chờ ngày bùng phát. Cứ sai - sửa sai tạm, sai tiếp - sửa sai tạm tiếp. Chúng ta gọi đây là R4.
Thứ năm: Điều này chúng tôi nghĩ là đúng khi nói rằng hành vi đổ lỗi đẩy trách nhiệm rất dễ gây nghiện.
Hãy thử nghĩ xem bạn có 10 phút, thay vì dùng 10 phút giải quyết vấn đề thì bạn chỉ cần mất 30s để tìm 1 lý do thoái thác. Thì 30s thật sự rất lôi cuốn và gây nghiện đúng không !!!??? Chúng ta gọi đây là R5.
3. Bằng cách nào chúng ta có thể loại bỏ dần các tác hại này, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc ?
Hầu hết các nhà quản lý đều đang lựa chọn các tiếp cận chưa đúng với bài toán đẩy trách nhiệm trong doanh nghiệp. Chúng ta đều tập trung vào xây dựng quy trình ngày càng chặt chẽ mà không quan tâm tới việc liệu quy trình như vậy vận hành thì liệu có tiềm ẩn rủi ro nào và cách giải quyết ra sao.
Thay vì cố gắng xây dựng những quy trình hoàn hảo, chúng ta có thể thay đổi tập trung vào thay đổi văn hóa suy nghĩ và tiếp cận công việc trong doanh nghiệp.
Hãy kiên trì vì việc làm này hết sức khó khăn nhưng khi thành công sẽ mang lại hiệu quả bất ngờ đấy. Có 3 cấp độ như sau:
- Cấp độ cá nhân: Mỗi bạn nhân viên thay đổi.
- Cấp độ quan hệ 1-1: Thay đổi giữa 1 bạn tương tác với 1 bạn.
- Cấp độ quan hệ đội nhóm, tổ chức: Nhân rộng mô hình tương tác tạo mối quan hệ bền vững giữa các phòng ban và tổ chức.
|Thứ nhất|: Ở cấp độ cá nhân
Chúng ta - những nhà quản lý cần phải hỗ trợ các bạn nhân viên nhận thức được tác hại của việc đẩy trách nhiệm, việc làm này ảnh hưởng tới bản thân, đồng nghiệp xung quanh các bạn thế nào.
|Thứ hai|: Tính cụ thể
Phương án cụ thể xây dựng các mối quan hệ đề cao yếu tố tin tưởng, tinh thần trách nhiệm trong công việc.
|Thứ ba|: Góc độ quy mô đội nhóm
Đối với quy mô đội nhóm, phòng ban, chúng ta cần xây dựng văn hóa minh bạch trong công việc, chỉ cần có 1 vài điểm không minh bạch thì sẽ lại xảy ra tình trạng đẩy trách nhiệm.
Song song đó hãy công khai đánh giá khách quan và chính xác, việc làm đúng đạt hiệu quả dù là nhỏ cũng cần được nêu cụ thể, việc làm chưa đúng thì nêu lên cùng nhìn lại giải pháp.
4. Giải pháp ở góc độ cá nhân
Có 1 phương pháp mà chúng tôi muốn chia sẻ đến các bạn: Phương pháp 3A:
- Appreciation - Ghi nhận.
- Approval - Trao quyền.
- Attention - Quan tâm.
Áp dụng phương pháp này đúng cách, chúng ta sẽ giúp nhân viên lấy lại niềm tin, hành vi đẩy trách nhiệm đổ lỗi sợ sệt sẽ không còn mà thay vào đó là tinh thần trách nhiệm với công việc, doanh nghiệp.
- Đối với mối quan hệ: Hãy hướng dẫn các bạn nhân viên thiết lập các cuộc hội thoại về trách nhiệm, trước khi bắt tay vào làm việc cùng nhau.
Trong các cuộc hội thoại về trách nhiệm, chúng ta sẽ xác định được tính chất, phạm vi công việc của mỗi người.
Đồng thời hãy cùng thảo luận về những việc cần làm để xử lý rủi ro phát sinh. Để thiết lập cuộc hội thoại trách nhiệm chúng tôi xin tóm tắt các ý sau:
- Thống nhất với đồng nghiệp những rủi ro, sai sót là cơ hội để học tập và trau dồi kinh nghiệm cho bản thân.
_____________________________________
- Thiết lập các nguyên tắc làm việc cơ bản để nuôi dưỡng cơ hội học tập trong những trường hợp sai sót.
_____________________________________
- Thường xuyên đối thoại trực tiếp với đồng nghiệp của mình, trong đó cả hai sẽ cùng thảo luận và rút kinh nghiệm qua các nội dung.
_____________________________________
5. Giải pháp đối với tổ chức đội nhóm, phòng ban
Quan trọng nhất là phải có được văn hóa minh bạch. Minh bạch tại nơi làm việc, trong doanh nghiệp mang ý nghĩa tạo ra sự tự do cởi mở, rõ ràng trong triết lý vận hành quy trình làm việc của tổ chức.
Những việc làm rất cụ thể chúng ta có thể thực hiện để xây dựng văn hóa minh bạch:
- Thắt chặt khâu tuyển dụng
Đề cao sự phù hợp của ứng viên với văn hóa doanh nghiệp minh bạch. Vậy nên, để thúc đẩy văn hóa minh bạch, doanh nghiệp cần phải có chiến lược tuyển dụng những ứng viên trung thực, thẳng thắn, cởi mở.
- Làm phẳng cấu trúc quản trị.
Trong mô hình làm việc phẳng, nhân viên không phải chỉ là những cỗ máy chỉ vận hành theo yêu cầu, họ được giảm tải tối đa rào cản với lãnh đạo. Các bạn nhân viên được tiếp cận nhiều thông tin hơn, đồng thời bắt đầu được tham gia vào quá trình ra quyết định, đóng vai trò lực lượng cố vấn viên, có thể trực tiếp trao đổi ý tưởng đề xuất với lãnh đạo công ty.
- Công khai kết quả làm việc.
Việc công khai các kết quả tích cực hiển nhiên là điều chúng ta cần làm. Nhưng thẳng thắn chia sẻ về những điểm tiêu cực, tìm giải pháp khắc phục mới là bước đi táo bạo mà các doanh nghiệp thành công chú trọng thực hiện.
Dịch chuyển từ văn hóa đổ lỗi sang tinh thần trách nhiệm là điều mà doanh nghiệp bắt buộc phải làm để có đủ nội lực phát triển trước sóng gió của thị trường. Doanh nghiệp cần chuẩn bị cho sự thay đổi hoàn toàn của cơ cấu tổ chức, quy trình làm việc và tư duy con người.
Đẩy trách nhiệm như con sâu con mọt tàn phá nghiêm trọng tổ chức. Việc thay đổi văn hóa tư duy là điều cần thiết để doanh nghiệp khỏe mạnh và phát triển lâu dài.
