Đánh giá và lựa chọn các gói ERP là tiêu chí cần thiết để triển khai ERP thành công. Chất lượng đánh giá và lựa chọn sẽ có tác động lâu dài đến các quá trình của doanh nghiệp.
Việc chuyển đổi từ một phần mềm nhỏ như phần mềm kế toán sang phần mềm ERP phức tạp sẽ hao tốn nhiều chi phí và nguồn nhân lực.
Đánh giá và lựa chọn phần mềm ERP sẽ thực hiện qua các bước sau:
1. Khởi tạo đội ngũ chuyên môn để đánh giá phần mềm ERP.
Dự án phần mềm ERP không giống như dự án công nghệ thông tin, phần mềm ERP cần phát triển theo định hướng kinh doanh. Vì vậy, ngoài người có chuyên môn về phần mềm như giám đốc công nghệ thông tin thì trong ủy ban đánh giá phần mềm ERP cần có đầy đủ các trưởng phòng. Ủy ban đánh giá phần mềm ERP sẽ do lãnh đạo công ty đại diện bởi lẽ phần mềm ERP phát triển phục vụ quy trình kinh doanh và chỉ có lãnh đạo công ty mới hiểu rõ rằng công ty sẽ phát triển theo định hướng như thế nào. Tham khảo thêm bài viết quy trình triển khai dự án ERP.
2. Phân tích yêu cầu ứng dụng.
Bảng phân tích yêu cầu phần mềm ERP cần phác thảo được các kỳ vọng chức năng của các phòng ban tham gia sử dụng. Các kỳ vọng chức năng của các phòng ban có thể là quy trình duyệt phiếu yêu cầu chi, duyệt tạm ứng của Phòng tài chính kế toán, quy trình bán hàng của phòng kinh doanh, quy trình mua hàng của phòng cung ứng.
Các yêu cầu quan trọng cụ thể đối với doanh nghiệp cần trang bị trong phần mềm ERP:
-
Chức năng duyệt các chứng từ.
-
Chức năng theo dõi lô, vị trí, pallet
-
Chức năng kiểm tra công nợ khi thực hiện đơn hàng bán.
-
Chức năng hỗ trợ lựa chọn nhà cung cấp khi thực hiện đơn hàng mua.
-
Chức năng quản lý ngân sách, dòng tiền.
-
Chức năng hạch toán đa tiền tệ.
Yêu cầu kỹ thuật bao gồm các thông tin về công nghệ thông tin, các yêu cầu về tính năng đã được các trưởng phòng đề xuất và lãnh đạo nhất trí đưa vào phần mềm ERP. Ngoài ra còn có các thông tin về:
-
Điều kiện ứng dụng.
-
Tính linh hoạt.
-
Khả năng nâng cấp.
-
Tính thân thiện với người dùng.
-
Tính bảo mật.
-
Hệ điều hành ứng dụng.
-
Khả năng tương thích với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
-
Điều kiện thương mại.
-
Chi phí vận hành, bản quyền, bảo trì.
-
Hồ sơ các chuyên gia tư vấn phần mềm ERP.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP.
Các tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP phải được thống nhất và quyết định trước khi thực hiện lựa chọn phần mềm ERP. Tiêu chí lựa chọn thường bắt đầu bằng dạng bảng câu hỏi và hệ thống điểm. Trong đó mỗi câu hỏi đại diện cho các nhu cầu về tính năng phục vụ quy trình kinh doanh, quy trình mua hàng v.v… Trọng số cho một điểm hoặc một nhóm điểm được xác định trước thay đổi tùy theo mức độ nghiêm trọng của vấn đề.
Quá trình này giúp cho việc lựa chọn trở nên khách quan và minh bạch.
3. Quy trình lựa chọn phần mềm ERP bao gồm các giai đoạn sau:
Danh sách các nhà cung cấp
Ngày nay, trên thị trường có hàng trăm nhà cung cấp phần mềm ERP với các gói tính năng hỗ trợ đa dạng khác nhau. Doanh nghiệp thực hiện phân tích tất cả các gói hiện có là hoàn toàn không khả thi. Doanh nghiệp cần xác định một số gói phù hợp nhất bằng cách xem xét các thông tin sản phẩm của nhà cung cấp, tìm hiểu phần mềm ERP đang được các doanh nghiệp trong cùng ngành ưa chuộng.
Sắp xếp các buổi demo
Các nhà cung cấp sẽ phải trả lời trong các yêu cầu dịch vụ, sau đó doanh nghiệp sẽ so sánh bảng trả lời xem các nhu cầu xác định ban đầu có được đáp ứng đầy đủ hay không.
Tại bước này nếu các nhà cung cấp phần mềm ERP không đáp ứng được một hoặc một vài yêu cầu cũng cần bị loại vì phần mềm ERP được xác định sẽ dùng lâu dài và tiêu tốn nhiều chi phí và nhân sự để hoàn thành. Sau bước này doanh nghiệp sẽ mời hai hoặc ba nhà cung cấp phần mềm ERP hàng đầu thực hiện các buổi trình chiếu demo trực tiếp tại doanh nghiệp.
Thăm trực tiếp và đàm phán hợp đồng
Sau khi ủy ban đánh giá và lựa chọn ERP đã quyết định nhà cung cấp phù hợp nhất. Việc thăm trực tiếp nhà cung cấp là bắt buộc. Nhà cung cấp cần đưa ra các Website tham chiếu có quy mô ngành và lĩnh vực hoạt động tương tự với doanh nghiệp.
Các thành viên trong ủy ban cần thực hiện đưa ra góc nhìn, cảm nhận về hệ thống đang hoạt động tại các Website tham khảo đồng thời nên đặt các câu hỏi về mức độ hài lòng với phần mềm ERP hiện tại, chức năng, chi phí trong quá trình vận hành, các mối quan tâm chăm sóc hỗ trợ.
Sau bước này nếu toàn bộ các thành viên trong ủy ban đã thống nhất sự lựa chọn của họ là hợp lý sẽ tiến hành đàm phán với nhà cung cấp.
Các cuộc đàm phán và thảo luận xoay quanh phạm vi ứng dụng, chi phí hàng giấy phép, phí bảo trì hàng tháng, kế hoạch thanh toán, phương thức sử dụng ( mua, thuê theo tháng).
Điểm quan trọng của quá trình đánh giá và lựa chọn là tất cả đều phải dựa trên sự đồng thuận về một phần mềm ERP hoạt động hiệu quả. Một vấn đề mà doanh nghiệp cần tránh là đưa ra yêu cầu quá mức trong khi lập kế hoạch vì điều này sẽ dẫn đến các chi phí phát sinh không cần thiết.
