I. Bối cảnh phát triển
Khi thế giới bắt đầu bước vào giai đoạn phát triển của ngành công nghiệp phần cứng thì ngành công nghiệp phát triển phần mềm là bước tiếp nối quan trọng. Trong thập niên 70 và 80 của thế kỷ trước hàng loạt các công ty phần mềm đã xuất hiện.
Có thể kể đến hàng loạt các Tập đoàn lớn mạnh như Oracle, SAP, Microsoft … Và vô số những công ty mới phát triển đã bị thâu tóm.
Hầu hết các công ty lúc này tập trung vào phát triển sản phẩm phục vụ quản trị sản xuất BOM, sau đó các khái niệm về kế toán Accounting, nhân sự HR cũng được phát triển.
Khi các doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh họ đòi hỏi cần có một phần mềm dạng hệ thống có thể kết nối tất cả từ kế toán Accounting, tài chính Finance, bán hàng Sales, mua hàng Purchasing, tồn kho Inventory, nhân sự HR, quản trị sản xuất Manufacturing. Khái niệm ERP - phần mềm quản trị doanh nghiệp ra đời để giải quyết bài toán này.
Cũng như các sản phẩm phần mềm khác khi ERP ra đời và để ứng dụng hiệu quả tại doanh nghiệp cũng cần có quy trình triển khai hợp lý.
II. Thực trạng đã diễn ra
Quá trình triển khai ERP thường bị chậm vì nhiều lý do mâu thuẫn trong “vùng xám”, sự khác biệt giữa đặc tả người dùng thực tế và việc lập trình đã dẫn tới các sai sót từ đó thời gian chuyển giao thường xuyên bị chậm.
Các công ty bắt đầu tìm tới các giải pháp về quy trình khởi tạo, xây dựng, thực hiện sản xuất ERP. Từ đó dẫn đến sự phát triển không ngừng về mô hình làm việc trong các công ty ERP. Chúng ta có thể kể đến hàng loạt các phương pháp từ truyền thống cho tới hiện đại như Waterfall, Pert, Agile…
Dự án ERP là sự tập hợp của nhiều cá nhân với nhiều chuyên môn, chức danh khác nhau: PM, Consultants (Expert, Junior, Newbie), Business_Analytics, Developers dành cho Front_End, Developer dành cho Back_End, QA v.v…
III. Xu thế hiện tại
Trước đây khi hệ điều hành vừa mới ra đời thì các tác vụ đơn giản nhưng số lượng dòng code cực kỳ nhiều, ERP làm sao chiếm càng ít dung lượng và bộ nhớ càng tốt.
Ngày nay khi mà công nghệ đã phát triển vượt bậc, phần cứng gồm ổ cứng, CPU, RAM đôi khi là Card đồ hoạ không còn là vấn đề nhức nhối nữa.
IV. Các yếu tố tạo nên dự án ERP
Để triển khai một dự án ERP cần có những yếu tố tiên quyết sau:
- Phạm vi rõ ràng.
- Thời gian ứng dụng phù hợp.
- Tài nguyên về nhân sự.
- Tài nguyên về phần cứng.
- Tài nguyên về ngôn ngữ lập trình.
- Tính ứng dụng thực tiễn phù hợp với trải nghiệm của khách hàng.
Quy trình thực hiện dự án ERP là một quá trình kéo dài trong đó có hàng loạt các quá trình con để hoàn thành các cột mốc của dự án.
Một dự án ERP sẽ không trải dài xuyên suốt mà trong quá trình thực hiện luôn có sự linh hoạt, ngắt quãng, rẽ nhánh.
Điều này xảy ra bởi lẽ phần mềm là một tài sản vô hình. Khác với việc xây dựng một ngôi nhà cũng hoàn thành từng phần và nghiệm thu bằng giác quan (mắt).
ERP cũng xây dựng theo từng phần và việc nghiệm thu “đúng nhất” cần dựa vào trải nghiệm của người dùng và kết quả ứng dụng. Theo cách thông thường ERP sẽ dựa vào vế kết quả số liệu để nghiệm thu.
V. Để đảm bảo dự án ERP thành công cần thực hiện
- Lựa chọn quy trình thực hiện phù hợp.
- Tuân thủ các yêu cầu có thể đáp ứng nhu cầu các bên tham gia vào dự án.
- Các yêu cầu cạnh tranh trong dự án được cân bằng: Phạm vi công việc, ngân sách, tiến độ, chất lượng, rủi ro, sự thay đổi.
Tuỳ theo mô hình của từng dự án phần mềm mà mỗi giai đoạn chúng ta có thể chia nhỏ thành các quy trình con.
Ngoài các lợi ích chiến lược phải đạt được thì 1 dự án ERP thành công cần đạt được:
- ERP cần cung cấp đầy đủ tính năng cần thiết và phù hợp với thực tiễn.
- Tính bảo mật được đảm bảo tuyệt đối nhất là trong giai đoạn công nghệ ngày càng phát triển thì các phương pháp tấn công ngày càng tinh vi.
Cơ chế phân quyền chi tiết đảm bảo người dùng thực tế có đầy đủ quyền thực thi ERP giải quyết được công việc.
1. 5 Giai đoạn tổng quan của một dự án ERP
HTH DIGITAL SOLUTIONS phép giới thiệu 4 giai đoạn tổng quan trước và sau đó nói tới mô hình mà chúng tôi đã từng thực hiện khá thành công.
- Giai đoạn 1: Khởi tạo dự án Initiating.
- Giai đoạn 2: Lập kế hoạch dự án Planning.
- Giai đoạn 3: Triển khai dự án Executing.
- Giai đoạn 4: Giám sát và kiểm soát Monitoring & Control.
- Giai đoạn 5: Kết thúc Closing.
2. Mô hình triển khai ERP phù hợp với SME tại Việt Nam
Một mô hình khác được phân chia giai đoạn tập trung vào trải nghiệm của người dùng hơn là việc thực thi một dự án ERP - Phần mềm quản trị doanh nghiệp thông thường:
- Giai đoạn 1: Xác định mục tiêu dự án Philosophy, phạm vi dự án Scope.
- Giai đoạn 2: Thống nhất kế hoạch dự án Plan.
- Giai đoạn 3: Khảo sát Survey nhu cầu Requirement thiết kế Design, tính năng Functions.
- Giai đoạn 4: Thống nhất giải pháp Solutions thiết kế Design, tính năng Functions.
- Giai đoạn 5: Lập trình Develop và thiết lập hệ thống Setup.
- Giai đoạn 6: Huấn luyện nhân sự Training.
- Giai đoạn 7: Trải nghiệm Experience và kiểm chứng Verify.
- Giai đoạn 8: Thống nhất nghiệm thu Agreement.
- Giai đoạn 9: Ứng dụng thực tế Apply.
- Giai đoạn 10: Bảo hành hệ thống Guarantee.
- Giai đoạn 11: Bảo trì hệ thống Maintenance.
3. Lợi ích mô hình triển khai ERP phù hợp với SME
Với mô hình triển khai dự án ERP này các SME sẽ có được ma trận tương hỗ giữa khách hàng Customer và những nhà cung cấp giải pháp Partner như HTH DIGITAL SOLUTIONS.
Trong mô hình mà HTH DIGITAL SOLUTIONS đề xuất thì vai trò của Customer cần hiểu rõ mục tiêu mong muốn ứng dụng ERP, truyền đạt thông điệp rõ ràng đến tất cả nhân sự tham gia, toàn bộ nhân sự tham gia đều hiểu rõ và thống nhất quyết tâm ứng dụng, có sự phối hợp chặt chẽ với Partner sẵn sàng chia sẻ mục tiêu, ý muốn, giải pháp nếu có.
Đứng ở vai trò là Partner thì HTH DIGITAL SOLUTIONS luôn sẵn sàng đồng hành cùng khách hàng Customer, chia sẻ kinh nghiệm, giải pháp, linh hoạt giải quyết tình huống không rập khuôn về mặt kỹ thuật.
HTH DIGITAL SOLUTIONS luôn đặt trải nghiệm của khách hàng lên hàng đầu, vì trải nghiệm tốt nhất tới khách hàng Customer mà sẵn sàng Share, Educate, Solve.
Một dự án ERP thông thường có thể kéo dài trung bình từ 4 đến 6 tháng tuỳ từng mục tiêu đặt ra.Tuy nhiên để hoàn thành 1 dự án các bạn cần có rất nhiều bước chi tiết và các công cụ hỗ trợ thực hiện.
