Triển khai phần mềm ERP tiêu tốn rất nhiều chi phí, thời gian, nhân sự đã có rất nhiều dự án ERP trên thế giới bị thất bại ví dụ như Hershey một thương hiệu Chocolate lớn tại Mỹ. Nơi mà dự án triển khai SAP ERP đã bị bỏ rơi khoảng 3 năm. Có nhiều việc “nên làm” và “không nên làm” trong quá trình triển khai dự án ERP, các việc này đều ảnh hưởng đến sự thành công cũng như thất bại của dự án. Một số các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án ERP cần chủ động tập trung thực hiện.
1. Cam kết từ lãnh đạo.
Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp quyết định triển khai dự án ERP cần có sự cam kết sâu sắc và sự tham gia tích cực trong quá trình triển khai dự án. Vấn đề không chỉ dừng lại ở mức độ theo dõi và giám sát. Sự tham gia mạnh mẽ và tích cực của lãnh đạo sẽ thu hút các giám đốc, trưởng phòng cùng hưởng ứng tham gia.
Một trong những vai trò quan trọng của lãnh đạo doanh nghiệp trong quá trình triển khai dự án ERP là họ sẽ tham gia vào việc giải quyết các xung đột giữa các phòng ban có thể xảy ra trong quá trình thực hiện.
Các nhà lãnh đạo cũng cần đảm bảo rằng hầu hết các giám đốc, trưởng phòng đều tham gia và đóng góp phần lớn việc xây dựng phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp.
2. Cam kết về nguồn lực
Dự án ERP khi triển khai cần có sự cam kết về mặt tài chính và nguồn ngân sách đáng kể. Các chi phí không chỉ liên quan trực tiếp đến phần mềm ERP mà còn bao gồm các chi phí gián tiếp như tích hợp với các phần mềm khác, thu thập, làm sạch, lưu trữ dữ liệu từ hệ thống cũ.
3. Lựa chọn đúng gói thầu và nhà tư vấn
Việc lựa chọn phần mềm ERP cần đảm bảo liên quan trực tiếp đến quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc lựa chọn phần mềm ERP không nên dựa vào tác động từ các yếu tố bên ngoài chẳng hạn như dựa vào tiếng tăm của các nhà cung cấp phần mềm ERP lớn. Khi lựa chọn phần mềm ERP bạn cần dựa vào mục tiêu và phạm vi.
Việc lựa chọn một nhà tư vấn độc lập người có thể giúp doanh nghiệp phân tích các nhu cầu phần mềm ERP sẽ phục vụ cho quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như thế nào là thật sự cần thiết. Quá trình thực hiện có sự tham gia của các giám đốc, trưởng phòng, lãnh đạo doanh nghiệp, mọi thông tin đều được phân tích kỹ càng và có sự thẩm định kiểm tra. Nhà tư vấn phải hoàn toàn độc lập và không có sự liên kết với một nhà cung cấp phần mềm ERP cụ thể.
Các doanh nghiệp có tiềm lực thường tìm đến các công ty tư vấn có tên tuổi để nhờ sự tư vấn hiệu quả vì họ đã có kinh nghiệm cho nhiều doanh nghiệp trong cùng ngành nghề. Điều quan trọng là các nhà tư vấn cần hiểu rõ rằng doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm ERP ở mức độ và phạm vi như thế nào.
4. Quản lý dự án phần mềm ERP
Doanh nghiệp cần thành lập một đội triển khai phần mềm ERP trong đó nhà quản lý dự án là người đứng đầu trực tiếp ra các quyết định liên quan đến dự án phần mềm ERP. Có thể tham khảo thêm bài viết tổng quan triển khai dự án ERP.
Nhà quản trị dự án có thể được hỗ trợ bởi nhiều chuyên gia về CNTT và các phương pháp triển khai dự án phù hợp. Việc thành lập nhóm dự án, phân bổ nguồn lực, xác định các cột mốc quan trọng để bàn giao sản phẩm là điều quan trọng trong quá trình triển khai dự án ERP.
5. Kế thừa dữ liệu
Các dữ liệu được kế thừa trong quá trình triển khai phần mềm ERP thường nằm ở dạng các File Worksheet hoặc nằm trong các phần mềm cũ đã ứng dụng qua nhiều năm. Việc phân tích, kế thừa dữ liệu là cần thiết và phải được lên kế hoạch rõ ràng để tránh hội chứng được gọi là “garbage in and garbage out”, nếu những dữ liệu được đưa vào phần mềm ERP có chất lượng kém thì trong quá trình sử dụng sẽ xảy ra những nhận định rằng chất lượng phần mềm ERP cũng có vấn đề. Giống như bạn đang bình thường ăn hoặc uống phải thức ăn không đảm bảo vệ sinh thì bạn sẽ bị mắc bệnh.
Việc làm sạch dữ liệu là điều cần làm trước khi đưa dữ liệu vào phần mềm ERP. Chúng ta cần thực hiện loại bỏ các thông tin trùng lặp và không cần thiết. Ví dụ khi đưa dữ liệu khách hàng vào phần mềm ERP cùng một khách hàng nhưng có 2 tên và 2 số điện thoại khác nhau lúc này cần phân tích lựa chọn tên phù hợp và có giải pháp gom cả 2 số điện thoại, lựa chọn một số điện thoại làm đại diện lên hệ phục vụ cho cả phần mềm CRM. Các yếu tố dẫn đến thất bại cần phải hết sức qua tâm.
1. Luôn yêu cầu tăng cường tính năng bổ sung
Áp lực luôn tăng lên đối với các tính năng bổ sung không được dự kiến và không nằm trong phạm vi tài liệu giải pháp đã thống nhất giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm ERP. Việc bổ sung thêm tính năng đòi hỏi trải qua giai đoạn phân tích, thông thường với góc nhìn của doanh nghiệp các tính năng bổ sung gọi là đơn giản chỉ tốn thời gian lập trình nhưng đối với nhà cung cấp phần mềm ERP đó thường là cả một vấn đề.
Những nhà cung cấp phần mềm ERP chuyên nghiệp họ luôn có sẵn bộ quy trình triển khai cập nhật bổ sung tính năng, tất cả đều được thẩm định tính cần thiết và logics trước khi bắt tay vào thực hiện. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp càng yêu cầu nhiều tính năng bổ sung thì họ càng tiêu tốn nhiều chi phí thời gian và nhân sự để thực hiện. Do đó các nhà lãnh đạo lúc này cần hết sức tỉnh táo cùng với đội ngũ dự án phân tích kỹ nhu cầu về tính năng, chúng ta có thể đưa chúng vào danh sách dự kiến để sau khi hoàn thành các tính năng thiết yếu, vận hành hệ thống sẽ đưa vào các phiên bản cập nhật.
2. Những kỳ vọng không thực tế
Phần mềm ERP không phải là một liều thuốc kháng sinh hay viên đạn bạc có thể giúp doanh nghiệp ngay lập tức vượt trội so với đối thủ, phần mềm ERP cần thời gian để phát huy tác dụng nếu nó được triển khai đúng và phù hợp với định hướng chiến lược của doanh nghiệp. Vì vậy những kỳ vọng ở phần mềm ERP cần đáp ứng các tiêu chí theo phương pháp SMART: Cụ thể, đo lường được, nằm trong phạm vi có thể thực hiện, liên quan đến mục tiêu chung của toàn công ty, có thời gian hoàn thành. Đọc thêm bài ứng dụng phần mềm ERP trong kế toán tài chính để hiểu thêm các chức năng phần mềm ERP mang lại cho phòng kế toán tài chính.
3. Quá tải thông tin
Phần mềm ERP có thể chứa hàng trăm báo cáo và các màn hình truy vấn. Có quá nhiều thông tin sẽ tạo ra sự nhầm lẫn với người dùng. Bất chấp điều này, doanh nghiệp thường cảm thấy không an tâm khi mà phần mềm ERP không cung cấp các báo cáo họ vẫn thường sử dụng trước khi triển khai.
Như vậy doanh nghiệp cần thực hiện:
-
Hãy xác định rõ ràng đâu là các báo cáo mình cần hiển thị trong phần mềm ERP kèm theo yêu cầu hiển thị đúng như định dạng của chúng tôi.
Nếu không thực hiện điều này thì doanh nghiệp, đặc biệt là người dùng báo cáo hãy dành thời gian trao đổi với nhà cung cấp phần mềm ERP về các giao diện báo cáo như thế nào là đáp ứng nhu cầu để tránh xảy ra xung đột trong quá trình triển khai.
4. Hạn chế chống lại sự thay đổi
Điều này thật sự nguy hiểm cho cả doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm ERP. Để tránh tình trạng này ngay từ đầu cần có những buổi trao đổi trực tiếp giữa nhà cung cấp ERP, người dùng và ban triển khai phần mềm ERP của doanh nghiệp. Mọi thứ đều được minh bạch từ cách thức làm việc cho tới giao diện, cách xem báo cáo trên phần mềm ERP. Như vậy trong quá trình triển khai có thể hạn chế được xung đột.
Triển khai phần mềm ERP là cả một quá trình phối hợp chặt chẽ giữa nhiều người và nhiều phòng ban với nhà cung cấp phần mềm ERP, nó tiêu tốn nhiều chi phí, thời gian, nhân sự do đó trong quá trình triển khai cần có sự phối hợp chặt chẽ. Nguy cơ xung đột có thể làm gián đoạn quá trình triển khai phần mềm ERP. Các bạn có thể tham khảo thêm bài Đánh giá và Lựa chọn các gói ERP để hiểu thêm làm thế nào để lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP hiệu quả.
