Một phần mềm ERP khi hoạt động sẽ tạo thành một quy trình chứ không phải duy nhất một tác vụ. Triển khai phần mềm ERP là một quá trình dài hạn trải qua nhiều giai đoạn. Nếu doanh nghiệp SME triển khai ERP như một cách chiếu lệ thì tất nhiên sẽ không mang lại hiệu quả như mong muốn của ban lãnh đạo.
1. Lý do khiến dự án ERP có thể thất bại
- Do sự thiếu cam kết từ ban lãnh đạo, các cấp quản lý, nhân viên.
- Thiếu sự giao tiếp giữa 3 cấp bậc và với nhà cung cấp phần mềm ERP.
- Nhân viên không hiểu rõ tầm quan trọng của triển khai phần mềm ERP có liên quan đến sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp.
Do đó để giảm thiểu các rủi ro thất bại do các vấn đề tổ chức. Việc áp dụng quy trình quản lý rủi ro và thay đổi phù hợp đóng một vai trò quan trọng khi triển khai dự án phần mềm ERP.
2. Quản lý sự thay đổi hiệu quả đem lại những mặt tích cực
Việc triển khai phần mềm ERP đòi hỏi một sự thay đổi tổ chức trên diện rộng, mang tính đột phá hơn là gia tăng. Quản lý sự thay đổi hiệu quả đem lại những mặt tích cực sau:
- Về mặt nhân sự: Nâng cao giáo dục và năng lực nhân viên.
- Về mặt tổ chức: Nâng cao cơ cấu tổ chức, quy trình doanh nghiệp.
- Về mặt hệ thống: Lập kế hoạch quản lý thông tin, phần cứng và phần mềm.
Quản lý sự thay đổi hiệu quả kết hợp với quản lý rủi ro giúp nâng cao việc giảm thiểu rủi ro thất bại và đảm bảo tránh những vấn đề phát sinh bất ngờ suốt trong quá trình thực hiện và sau khi triển khai phần mềm ERP. Đọc thêm bài viết tổng quan về triển khai dự án ERP để hiểu thêm về các quy trình.
3. Các hạng mục cần quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro từ khâu khởi động ERP
Bắt đầu từ khi khởi động dự án, tiếp tục cải tiến cho các giai đoạn sau suốt quá trình triển khai phần mềm ERP. Bài viết 5 bước trong việc lập kế hoạch dự án có thể giúp bạn có thêm kiến thức.
Phân tích các rủi ro khi triển khai ERP
Ngay từ giai đoạn đầu triển khai dự án thì vấn đề phân tích rủi ro được đặt lên hàng đầu. Các rủi ro được phân tích sau đó phân nhóm và xem xét sự tác động từ các rủi ro. Các dạng rủi ro thường gặp như:
- Rủi ro từ người dùng chính và nhà tài trợ dự án.
- Rủi ro từ quy mô dự án, tùy chỉnh vượt quá phạm vi dự án, quy mô triển khai ở nhiều nơi.
- Rủi ro đến từ cơ cấu tổ chức, bộ máy cồng kềnh, triển khai theo thủ tục.
- Rủi ro từ kiến thức và chuyên môn của người dùng kém.
- Rủi ro từ kiến thức và chuyên môn của người quản lý dự án.
- Rủi ro từ việc cung cấp phần cứng, phần mềm và tắc nghẽn mạng.
Quản lý rủi ro từ sự thay đổi trong quá trình triển khai ERP
Đối với dự án ERP sự thay đổi là khó tránh khỏi tuy nhiên việc thay đổi này cần phù hợp với phạm vi và mục tiêu triển khai ban đầu. Vấn đề quản lý sự thay đổi có thể được hỗ trợ bởi các chuyên gia tư vấn đã có kinh nghiệm trong việc triển khai phần mềm ERP. Đối với một dự án lớn, có thể tìm kiếm các chuyên gia tư vấn bên ngoài, những người chuyên về quản lý sự thay đổi về quy trình.
Truyền thông mục tiêu triển khai ERP
Một trong những chức năng quan trọng của quy trình quản lý thay đổi là truyền thông về phạm vi, mục đích, tiến độ dự án phần mềm ERP trong toàn bộ doanh nghiệp.
4. Yếu tố con người và giải pháp đào tạo, giám sát cải tiến nâng cao chuyên môn
Giải pháp xử lý rủi ro từ yếu tố con người
Khi triển khai phần mềm ERP rủi ro thường gặp đến từ các nhân viên làm việc lâu năm, họ cho rằng việc triển khai phần mềm ERP là quá tốn kém và dư thừa khi doanh nghiệp đang ổn định và phát triển. Các chuyên gia quản lý sự thay đổi cần nhận ra điều này và có các giải pháp khắc phục sao cho các nhân viên lâu năm trở thành những người đóng góp lớn trong quá trình triển khai dự án ERP. Đọc thêm bài Vòng đời ứng dụng phần mềm ERP để khi ứng dụng phần mềm ERP thì vòng đời sẽ trải qua bao nhiêu giai đoạn, mỗi giai đoạn doanh nghiệp cần chú ý đến các vấn đề nào.
Đào tạo nâng cao chuyên môn ứng dụng thành công ERP
Để người dùng có thể hiểu được hệ thống mới, việc tổ chức đào tạo liên tục và nhiều lần là một chức năng quan trọng trong quản lý sự thay đổi. Các phương pháp đào tạo bao gồm đào tạo thông qua tổ chức lớp học, hội thảo, thực hành hoặc thông qua hình thức Video Conference.
Sau các buổi đào tạo cần có các bài kiểm tra kết quả gồm trắc nghiệm và hình ảnh, vấn đề kiểm tra nhằm mục tiêu xác định những điểm cần cải tiến để khóa học đạt hiệu quả.
Giám sát và cải tiến trong quá trình ứng dụng ERP
Sau quá trình triển khai và Test thử nghiệm hoàn tất sẽ đưa vào ứng dụng thực tế. Đây là thời điểm tương đối nhạy cảm vì toàn bộ số liệu doanh nghiệp được đưa vào phần mềm ERP. Trong giai đoạn này các vấn đề kỹ thuật phát sinh ngoài dự tính thường xuất hiện và gây khó chịu cho tất cả người dùng. Khi có một vấn đề liên quan đến kỹ thuật phát sinh như lỗi hệ thống, người dùng không thể in được chứng từ, hệ thống bị quá tải do lượt truy cập v.v… thì cần được khắc phục ngay lập tức.
